Outlook

• Ältere E-Mails in Outlook anzeigen lassen
• Outlook-Postfach hinzufügen: Den Zugriff auf Postfächer anderer Personen einrichten

Ältere E-Mails in Outlook anzeigen lassen

Mit Outlook 2013 hat Microsoft im Exchange-Cache-Modus ein neues Feature eingeführt: den Synchronisierungsregler. Mit diesem Schiebregler kann der Zeitraum der lokal zwischengespeicherten E-Mails festgelegt werden. Die Standardeinstellung, wie lange E-Mails im aktivierten Exchange-Cache-Modus zwischengespeichert werden, hängt von der Größe des Datenträgers ab. In den meisten Fällen dürften die E-Mails 12 Monate im lokalen Cache (OST-Datei) zwischengespeichert werden. Ältere E-Mails werden in Outlook nicht mehr angezeigt wenn sie den festgelegten Synchronisierungszeitraum überschritten haben, da die Mails aus dem lokalen Cache entfernt werden. Um den Exchange-Cache-Modus mit Outlook 2013 und höher nutzen zu können, ist mindestens Exchange Server 2007 notwendig.

Der Zeitraum, für den E-Mails im lokalen Cache zwischengespeichert werden, kann in den Kontoeinstellungen in Outlook geändert werden.

Starten Sie Outlook. Anschließend klicken Sie auf den Reiter Datei um zu den Einstellungen zu gelangen.

Im Reiter Informationen werden Ihnen die Kontoinformationen angezeigt. Wählen Sie das betroffene Konto aus. Anschließend klicken Sie auf Kontoeinstellungen. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem Sie noch einmal auf Kontoeinstellungen klicken.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Dort wählen Sie im Reiter E-Mail das betroffene Konto aus und klicken auf Ändern.

Anschliessend öffnet sich ein weiteres Fenster. Dort können Sie mit dem Schieberegler hinter E-Mail im Offlinemodus bestimmen, wie lange E-Mails im lokalen Cache gespeichert werden sollen. Sobald Sie ihre Einstellungen getroffen haben, klicken Sie auf Weiter. Dann wird Ihnen bestätigt, dass die Einstellungen abgeschlossen sind. Schließen Sie das Fenster mit Klick auf Fertigstellen. Im Fenster der Kontoeinstellungen klicken Sie ebenfalls auf Schliessen.

Sie befinden sich danach wieder in Ihrem Posteingang. Klicken Sie nun im Reiter Senden/Empfangen auf Ordner aktualisieren, um die fehlenden E-Mails entsprechend der vorgenommenen Einstellungen zu synchronisieren.

Outlook-Postfach hinzufügen: Den Zugriff auf Postfächer anderer Personen einrichten

So gibst du dein Postfach in Outlook frei

Die Freigabe deines Outlook-Postfachs (oder eines Unterordners) für andere User auf dem Exchange-Server ist in wenigen Schritten erledigt.

Zunächst markierst du den Posteingang per Rechtsklick und wählst im daraufhin erscheinenden Menü den Punkt "Eigenschaften" (Outlook im Web: "Berechtigungen"). Wenn du nicht das komplette Postfach, sondern nur bestimmte Unterordner freigeben willst, wähle diese Unterordner einfach aus statt des Posteingangs.

Ruf den Reiter "Berechtigungen" auf und klick auf "Hinzufügen". Dann suchst du in der globalen Adressliste nach dem Konto, dem das Outlook-Postfach hinzugefügt werden soll.

Du legst dann die Userberechtigungen für das freigegebene Postfach fest. Mit der Berechtigungsstufe "Besitzer" kannst du zum Beispiel alle E-Mails lesen, beantworten und auch löschen. Außerdem kannst du damit auch neue Ordner und Unterordner erstellen. Mit "OK" übernehmen Sie die Einstellungen.

So fügst du ein Postfach in Outlook hinzu

Wenn du ein freigegebenes Postfach in Outlook einbinden willst, öffne den Reiter „Datei“ und klicke dort zwei Mal auf „Kontoeinstellungen“:

Klick in der Liste auf das Outlook-Konto, das du mit dem freigegebenen Postfach verbinden willst, und drück dann auf "Ändern…". Oder du startest die Exchange-Kontoeinstellungen über die entsprechende Kontoverknüpfung.

Klick im Folgemenü auf "Weitere Einstellungen" und wechsel in den Reiter "Erweitert". Drück auf "Hinzufügen…", gib den Namen des freigegebenen Postfachs ein und bestätige den Import via "OK":

Das Postfach sollte jetzt auch in der Liste mit den Postfächern, die geöffnet werden können, zu sehen sein. Wenn das so ist, speichern Sie die Änderungen mit "Übernehmen". Klicken Sie abschließend auf "OK" und dann auf "Weiter". Outlook teilt dir dann mit, dass dein Konto erfolgreich aktualisiert wurde.

Im Ordnerbereich siehst du dann dein Outlook-Postfach. Wenn du es auswählst, zeigt der Client dir die darin enthaltenen Nachrichten direkt in deinem eigenen Konto an.